Śmierć bliskiej osoby jest jednym z najtrudniejszych momentów w życiu każdego z nas. Czasu żałoby z pewnością nie ułatwiają formalności, których należy dopilnować przed pogrzebem — szczególnie jeśli zgon nastąpił poza granicami Polski. W jaki sposób mogą Państwo ubiegać się o zagraniczny akt zgonu i jak przebiega jego rejestracja w Urzędzie Stanu Cywilnego? Odpowiadamy na Państwa pytania.

Uzyskanie odpisu aktu zgonu Polaka zmarłego za granicą — jak wygląda procedura?

Rejestracja zgonu oraz uzyskanie potwierdzającego go dokumentu należą do pierwszych formalności, które będą musieli Państwo dopiąć po śmierci bliskiej osoby. Odpis aktu zgonu jest bowiem niezbędny do zorganizowania pogrzebu (niezależnie od tego czy jest to ceremonia świecka, czy wyznaniowa), a następnie — rozpoczęcia procedury postępowania spadkowego. W przypadku gdy śmierć miała miejsce poza granicami kraju — odpis aktu zgonu umożliwia także sprowadzenie ciała zmarłego do Polski. 

Najprostszym sposobem na to, aby uzyskać akt zgonu Polaka zmarłego za granicą jest złożenie wniosku do właściwego dla miejsca śmierci urzędu konsularnego. Wydobyciem odpisu aktu zajmie się wtedy stacjonujący w placówce dyplomatycznej konsul. Z taką prośbą mogą się zgłosić przede wszystkim najbliżsi zmarłego — małżonkowie, rodzice, dzieci lub rodzeństwo. W niektórych sytuacjach o odpis aktu zgonu może wnioskować także wyznaczony przedstawiciel ustawowy bądź inne osoby, które przedstawią stosowny interes prawny. 

Oczywiście, o wydanie odpisu aktu zgonu mogą Państwo ubiegać się także i bez pomocy konsula, czyli bezpośrednio w odpowiednim Urzędzie Stanu Cywilnego — wymaga to jednak dobrej znajomości języka.

Jak uzyskać akt zgonu osoby zmarłej za granicą w praktyce? Oprócz samego wniosku, który znajdą Państwo na stronie konsulatu bądź urzędu, należy uiścić opłatę konsularną — w krajach Unii Europejskiej wynosi ona nie więcej niż kilkadziesiąt euro. Dokumentów nie muszą Państwo za to składać osobiście — wniosek może zostać złożony listownie, a gotowy odpis — zostanie Państwu dostarczony w ten sam sposób.

Zagraniczny odpis aktu zgonu w polskim Urzędzie Stanu Cywilnego

Rejestracja zgonu obywatela polskiego — także mająca miejsce za granicą — jest obowiązkowa i należy jej dokonać w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zamieszkania wnioskodawców. Co ważne, w świetle polskiego prawa obcojęzyczny akt zgonu nie jest wiążący — konieczne będzie jego przepisanie w USC na podstawie sporządzonego przez tłumacza przysięgłego przekładu. Dopiero po transkrypcji Urząd może oficjalnie zarejestrować śmierć bliskiej Państwu osoby.

W przypadku, gdy otrzymanie aktu zgonu Polaka zmarłego za granicą nie jest możliwe, bądź gdy zgon nie został jeszcze zgłoszony do stosownego urzędu, mogą Państwo wnioskować o odtworzenie dokumentu lub jego rejestrację „od zera”. Zamiast aktu zgonu powinni wtedy Państwo dołączyć do wniosku inny dokument potwierdzający śmierć wraz z jego uwierzytelnionym tłumaczeniem. 

Może się także zdarzyć, że zamiast obcojęzycznego dokumentu otrzymają Państwo międzynarodowy akt zgonu (wzór „C”), czyli formularz zawierający tytuły oraz objaśnienia w kilkunastu językach europejskich — także i w języku polskim. Oczywiście, w takiej sytuacji tłumaczenie nie będzie konieczne.